Gestiona tu tiempo!

Nos preocupa no saber como controlar los acontecimientos que ocurren en el día a día. Y como mi preocupación se transforma en ocupación, os facilito algunas técnicas que nos pueden ayudar a gestionarnos mejor y así, quizás consigamos manejar el estrés derivado.

Cuando hablo de ocupación, hablo de tomar decisiones, del auto-coaching. ¿Cuantos de vosotr@s no habéis pasado por momentos en los cuales habéis sentido que necesitáis parar el tiempo para poder con todo?

Cuando la preocupación se transforma en ocupación es cuando conseguimos mejorar nuestra situación emocional. Y como tal, una de estas actuaciones consiste en gestionar mejor nuestro tiempo.

Para hacerlo, podemos seguir estas pautas:

1. Describe objetivos a corto y medio plazo
2. Escribe planes de acción claros
3. Comprende que es lo que debes hacer y como

Para conseguirlo, pregúntate: 

• ¿Qué es lo que quiero hacer?   - Describe el resultado 
• ¿Cómo lo estoy haciendo?       - Sé abierto a las criticas y a las correcciones

4. Establece prioridades.
Separa las tareas importantes de las menos importantes. Una tarea es importante cuando las consecuencias de hacerla o no hacerla conlleva graves consecuencias.

TAREA IMPORTANTE  - CONSECUENCIAS IMPORTANTES

Tienes una lista con las tareas a realizar. Ahora, deberías clasificar estas tareas en: importante, urge hacer, agradable de hacer, algo que puedo delegar y por último algo que se puede eliminar. 
Hay que tener claro que cuando se empieza una tarea no se puede pasar a otra hasta que dicha tarea no esté completa. La concentración en una única tarea, sin distracciones, sin diversiones, sin tiempos muertos nos ayudará a ser mucho más efectivos tanto a nivel  personal como profesional.

5. Simplifica las tareas a realizar
Hay varios pasos que podemos seguir. Primero hay que saber que una tarea es complicada si el número de pasos para realizarla se multiplica. Una tarea de complejidad 1 sería responder una llamada uno mismo. Sólo tiene un paso. Si esta llamada se le pasa a otro, la complejidad de la tarea se multiplica, ya que es posible que aparezcan malentendidos, confusiones y el tiempo para realizar una tarea fácil aumenta, y por tanto la tarea se vuelve compleja.

Para simplificar tareas hay que:
- repensar
- reevaluar
- reorganizar
- reestructurar
 -reinventar
Un hábito que debemos desarrollar es el de decir no. Es mucho más difícil decir no que decir si.Ya que el decir no compromete. Decir no significa que se es capaz de orientar el tiempo hacia lo que realmente nos importa, permitiéndonos llevar a cabo actividades o tareas que para nosotros son importantes.

6. Elimina los ladrones de tiempo 
Los ladrones de tiempo son de dos tipos: personales y externos.

Los externos podrían ser: visitas inesperadas, reuniones, teléfono, móvil, desorden, mala comunicación, desplazamientos, burocracia. 
Para eliminarlos podemos aplicar el modelo SEDA. S- SOLUCIONAR, E- ELIMINAR, D- DELEGAR, A -ARCHIVAR.

No obstante, quizás los ladrones más destructores sean los personales. No todos somos capaces de decir NO. Hay que aprender a hacerlo. Posiblemente te has encontrado en la situación de aceptar tareas, trabajos, por parte de otras personas para ''quedar bien'', para ''no crear mal rollo'' y porque simplemente decir ''si'' es mucho más fácil que decir ''no''.
PERDER TIEMPO ES MUY FÁCIL, GANARLO ES IMPOSIBLE. 


7. Establece nuevas rutinas. 
Todo cambio requiere progresividad y se consolida en el tiempo. Lo que no podemos pretender es que las cosas cambien de hoy para mañana. Decidamos trabajar en uno mismo para uno mismo. Si nos comprometemos con nosotros mismos, y queremos el cambio debemos aceptar que el esfuerzo será enorme, y que requiere de trabajo y determinación. No nos engañemos.

8. Evita la demora. 
- Planifica y actúa. Necesitas un plan escrito para evitar distracciones. Comienza con una tarea que sea manejable y que se pueda llevar a cabo en 10-15 minutos. De esta manera, te sentirás productivo y tendrás ganas de ir a por la siguiente.
- Céntrate en tareas acordes a tus propósitos y principios. De otra manera te será difícil llevarlas a cabo.
- Come lo que puedes tragar. Desglosa las tareas en pasos a seguir para la consecución de la misma. Si tienes delante una tarea grande que consiste de muchos pasos, repártela en varias sesiones de trabajo. Elimina items de la lista de tareas a medida que los vas completando. Te sentirás mucho más productivo y eso te influencia a querer seguir.
- Programa. Piensa en cuanto puedes tolerar o hacer a la vez. No te pongas metas lejanas o te sentirás aburrido y frustrado.
- Bastante bueno es suficiente. No intentes hacerlo todo perfectamente. El perfeccionismo provoca demoras.
-Just do it. Actúa ya. Alterna las tareas agradables con las desagradables. Delega todo lo que no puedes hacer.
- Planifica las interrupciones. Lo importante es saber cuando ocurren, por quién y porqué. Prevéngalas.
- Hazlo divertido. Escucha música, abre una ventana, tomate alguna bebida. Es solo una tarea!
-Mantén la motivación. Recompensa cada paso que hagas para conseguir realizar tus tareas. Cada paso al largo del proceso es importante, no sólo el resultado final.